Organizowanie się w czasie Krótkie resume dodac rys

Organizowanie się w czasie
Krótkie resume

Wszyscy narzekamy na brak czasu.

Pisaliśmy już parę razy, jak sobie z tym radzić, ale warto pokrótce przypomnieć parę ważniejszych zasad. Linki odsyłają do naszych artykułów, które o tym mówiły.

Zasada Eisenhowera

Prezydent Stanów Zjednoczonych bardzo skutecznie zarządzał swoim czasem. Wymyślił tzw. matrycę zarządzania czasem zwaną też ćwiartkami priorytetów. Kartkę papieru dzielimy na cztery ćwiartki. Każda ćwiartka otrzymuje inny priorytet (przyjęły się co najmniej dwa systemy ich oznaczeń - tutaj podajemy oba i schemat wg Coveya): pole A lub I -- lewa górna część kartki -- to rzeczy ważne i pilne, pole B lub II -- prawa górna część -- to zadania ważne i niepilne, pole C lub III -- lewa dolna część -- to rzeczy nieważne i pilne, pole D lub IV -- prawa dolna część -- to te nieważne i niepilne. Co to oznacza? Zadania z pola A to sprawy naglące, które musimy załatwić już teraz, bo mija ich termin. To sytuacje kryzysowe. Pole B to rzeczy ważne i niepilne. Tu możemy wpisać, co chcemy zrobić w przyszłości. W polu C zapisujemy rzeczy nieważne i pilne. Codziennie robimy wiele rzeczy tylko dlatego, że mają pieczątkę "pilne". Hasło to sprawia, że nawet nie zastanawiamy się, czy rzeczywiście mamy do czynienia z rzeczą ważną. Pozostałe zadania wrzucamy do pola D i właśnie te od razu możemy wrzucić do śmietnika. Według matrycy zarządzać czasem trzeba tak, aby możliwie jak najmniej skupiać się na polach C i D, a więcej uwagi poświęcać A i B.

Prawo Parkinsona -- mówi, że praca wypełnia cały czas przeznaczony na jej wykonanie. Innymi słowy, podświadomie spowalniamy pracę tak, aby zakończyć ją w wyznaczonym czasie. Jeżeli jednak zaplanujesz, że zrobisz coś przez trzy godziny, to dokładnie tyle czasu ci to zajmie. Jeśli jednak zaplanujesz, że zrobisz to w półtorej godziny -- to także zapewne zdążysz.
(To jest jedno z wielu praw Parkinsona, które traktujemy trochę żartobliwie, mimo, że w pewnych granicach sprawdzają się i zawierają celną obserwację).

Zasada Pareto - zwana inaczej 20 - 80. Według niej na ogół 20 proc. nakładu naszego czasu przynosi 80 proc. wydajności (efektów) i odwrotnie - 80 proc. nakładu czasu daje tylko 20 proc. wydajności. Oznacza to, że należy się skupiać na rzeczach, które przyniosą największe efekty. Trzeba zrezygnować z działań, które zabiorą nieproporcjonalnie dużo czasu do wyników. Ta zasada świetnie się sprawdza, gdy mamy bardzo długą listę spraw do załatwienia.

I jeszcze parę rad, które już nie mają tak uczonych J nazw:

* Problemy trzeba rozwiązywać lub przestać się nimi zajmować. Zamiast na nie narzekać - działaj. Nie marnuj też czasu na zajmowanie się cudzymi sprawami (chyba że na tym polega twój zawód lub misja).

* Chroń swój czas przed podwładnymi, którzy przychodzą do ciebie z problemami do załatwienia. Trzeba ich nauczyć samodzielnego myślenia i rozwiązywania zadań (podejście systemowe).

* Każdy ma takie godziny, kiedy wykazuje niespożytą energię i wyjątkową koncentrację (tzw. indywidualny zegar biologiczny). Wtedy zaplanuj najtrudniejsze zadania i najważniejsze sprawy. Pozostały przeznacz na spotkania, zebrania i inne mniej ważne rzeczy.

* Pracę na jutro rozplanuj już dzisiaj, będziesz miał więcej czasu, by lepiej go zorganizować. Istnieje pewna złota zasada biznesmenów (warta osobnego artykułu): zaplanuj 6 zadań na jutro i ZAPISZ je w kolejności priorytetów. Nie wykonuj następnego, zanim nie skończyłeś pierwszego.

* Miej czas dla siebie. W ciągu dnia, a przynajmniej wieczorem - przed zaplanowaniem działań jak w punkcie poprzednim - zrób sobie przerwę na zebranie myśli, skoncentrowanie się i planowanie. Zamknij drzwi, nie odbieraj telefonów i spokojnie zastanów się, co zostało do zrobienia.

* Unikaj nagłych spotkań, które wyrywają z rytmu pracy i przerywają koncentrację. Następnym razem, kiedy ktoś wejdzie do twojego biura i zasiądzie wygodnie na krześle, powiedz, że jesteś w trakcie rozwiązywania zawiłej sprawy. Ustal inny termin rozmowy.

* Każdy telefon wyrywa nas z rytmu. Jeżeli jesteś czymś pochłonięty, pozwól, aby osoba dzwoniąca nagrała się na sekretarkę lub zadzwoniła później. Jeśli zdecydujesz się odebrać telefon, powiedz, że jesteś bardzo zajęty, i umów się na rozmowę kiedy indziej. Dowiedz się tylko, o co chodzi, weź do tej osoby numer telefonu i zdecyduj, kto do kogo zadzwoni.

* Zostaw sobie ok. 20% czasu na rzeczy niezaplanowane lub jako rezerwę, gdyby twoje szacunki czasowe się nie sprawdziły. W razie "superaty" przeznacz ten czas na dodatkowe planowanie i działania wyprzedzające (sprawy ważne a nie pilne) lub odpoczynek/relaks.

brak czasu,zasada Eisenhowera,ćwiartkami priorytetów,zadania ważne i niepilne,sytuacje kryzysowe,pilne,prawo Parkinsona,Zasada Pareto,20-80,największe efekty,cudzymi sprawami,samodzielnego myślenia,podejście systemowe,zegar biologiczny,złota zasada, czas dla siebie,planowanie,działania wyprzedzające

Krótko o paru znanych i praktycznych zasadach organizowania czasu, a właściwie - siebie w czasie.