Zasada Pareto to chyba jedna z najmodniejszych reguł, którą bardzo często próbuje się zastosować nie do końca z godnie z przeznaczeniem. Pomysły na zastosowanie jej szczególnie na polu efektywności budzą mój gwałtowny sprzeciw.

Zasada głosi, że 20% przyczyn generuje 80% skutków, czyli np. pracując nad czymś prawdziwą wartość tworzysz tylko w 20% tego czasu (80%). Reszta jest już dużo mniej efektywna. Ta reguła sprawdza się chyba wszędzie z małymi odchyleniami: 20% ludzi posiada 80% bogactwa, 20% kierowców generuje 80% wypadków itd. itp. Daje do myślenia prawda? Gdyby tylko wiedzieć, które to jest te 20%, to możemy osiągnąć niesamowitą efektywność! Pomyśl tylko: 1 dzień to 80% pracy, 2 dni to 160%, a w ciągu tygodnia wykonasz aż 400%!!! Czyż to nie wspaniałe?

Byłoby, gdyby to nie była totalna BZDURA! Dlaczego? Bo nie ma możliwości, żeby określić te 20% przed wykonaniem danej czynności. Wszystkie analizy odbywają się post factum. Jeżeli robisz coś po raz pierwszy istnieje bardzo nikłe prawdopodobieństwo, że utrafisz, które 20% jest tym właściwym. Ale załóżmy, że znamy tę zasadę i staramy się ją zastosować w praktyce. Proszę bardzo.

Z mojego doświadczenia wynika, że największe rezultaty w czasie spotkań biznesowych osiąga się w ostatnich dziesięciu minutach, kiedy podsumowujemy spotkanie. Praktyczne zastosowanie: zaczynaj spotkanie od podsumowania! Ćwiczenia siłowe: największy efekt daje ostatnie powtórzenie w ostatniej serii - rób tylko ostatnie powtórzenie! Efektywność gwarantowana! Istnieją po prostu czynności, które trzeba wykonać w pewnej sekwencji, żeby osiągnęły rezultat.

Jakkolwiek bym na to nie patrzył nie jestem w stanie znaleźć efektywnego zastosowania tej zasady przy takim podejściu, ale... tutaj wyjdzie moje rozdwojenie jaźni - uważam, że ta zasada jest bardzo przydatna w życiu. Tylko trochę inaczej trzeba z niej skorzystać.

Po pierwsze, udowadnia ona przydatność doświadczenia i szukania kreatywnych rozwiązań. Zamiast organizować burzę mózgów w celu rozwiązania problemu bardziej efektywne może być poszukanie kogoś, kto już zrobił kiedyś coś podobnego. On lub ona korzystając ze swojego doświadczenia powie ci, na które 20% zwracać uwagę. Ja zacząłem doceniać poradniki. Jeżeli chcę się za coś zabrać to korzystam z doświadczenia innych, jestem wtedy dużo bliżej tych 20%.

Po drugie, warto pamiętać o zasadzie 80/20 gdy zaczynasz robić coś nowego. Warto sobie ustawić moment, w którym sprawdzisz co przynosi najlepsze efekty i porzucić "duperele", które zajmują czas, a niewiele wnoszą. Taką wiedzą będziesz dysponować dopiero po pewnym czasie, nie przewidzisz tego wcześniej. Dopiero teraz możesz eliminować np. pewne spotkania ze swojego kalendarza.

Po trzecie. Jeżeli tworzysz coś, np. dokument, prezentację, wypracowanie, artykuł to największą wartość dostarczysz do momentu, w którym zaczniesz się zastanawiać "co by tu dalej napisać". Z mojego doświadczenia to oznacza, że trzeba przerwać i albo uznać dzieło za skończone, albo pokazać komuś innemu. Inaczej kolejne minuty wiele nowego nie wniosą.

Na koniec jeszcze odrobina pozytywnej ;) matematyki. Przeczytałem ostatnio o podwójnej zasadzie 80/20. Oznacza, że 4% (20% z 20%)twojego czasu dostarczy 64% (80% z 80%) wyników. Zaraz sprawdziłem potrójną - mniej niż 1% dostarczy aż 50% tego, co robisz!!! Jeżeli pracujesz na etacie, to możesz w ciągu 24 minut załatwić 50% swojej pracy! Wow! No to cały tydzień załatwisz w godzinę (12 minut to przerwa na kawę ;) i już od 10 rano w poniedziałek zaczynasz weekend. Jeżeli ktoś zna na to przepis, to ja się piszę :).

--
Mariusz Kapusta, www.proaktywnie.pl