Zarządzanie sobą w czasie
(artykuł wykorzystuje fragmenty tekstu o
"zarządzaniu czasem" z serwisu https://www.alumnigos.pl ("pobieralnia"), patrz też przypisy oraz
nasze artykuły z działu Organizacja
siebie)
Pewien człowiek spacerował po lesie i napotkał
drwala, który z wielkim zapałem, ale i z trudem rżnął piłą
ścięte drzewo na klocki. Podszedł bliżej, żeby sprawdzić,
dlaczego drwal tak się męczy, i rzekł: "Proszę
wybaczyć, że się wtrącam, ale przecież pańska piła
jest zupełnie tępa! Nie zamierza jej pan naostrzyć?"
Na to drwal: "Nie mam czasu - muszę piłować!"
Zarządzanie sobą w czasie (1)
czasem to właśnie ostrzenie piły! (2)
10 KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z LEPSZEGO
WYKORZYSTANIA CZASU
Korzyści z efektywnego korzystania z czasu są
rozliczne, wypunktujmy ważniejsze:
1. realizacja tych samych zadań,
ale mniejszym nakładem sił
2. lepsza organizacja własnej
pracy
3. lepsze wyniki w pracy
4. mniej chaosu i stresu
5. większe zadowolenie z pracy
6. większa motywacja
7. czas na realizację zadań
"wyższego" rzędu
8. mniejsza presja w pracy i
nacisk na wydajność
9. mniej błędów popełnianych
podczas realizacji zadań
10. szybsze osiąganie celów zawodowych
i prywatnych.
Prześledźmy ważniejsze czynniki warunkujące
naszą "gospodarkę czasem".
"ZŁODZIEJE CZASU"
Dlaczego niektórym brakuje czasu a inni mają go za
dużo?
Dzieje się tak, ponieważ albo nie znamy technik
zarządzania, albo znamy ale nie jesteśmy konsekwentni w ich
stosowaniu.
Występuje tak zwane zjawisko paradoksu czasu: "Jednym
brakuje czasu. Inni mają go zbyt wiele.
Paradoks czasu polega na tym, że wszyscy mamy go
tyle samo" .
Wiele
pobocznych czynności powoduje to, że na istotne sprawy nie
mamy już czasu.
O to kilka
przykładów tzw. "pożeraczy czasu": rozmowy
towarzyskie, brak celów priorytetów, brak planowania dnia, próby
czynienia zbyt wielu rzeczy naraz, niezdecydowanie, pośpiech,
niecierpliwość, telefony, emalie, "sprawy na mieście",
nieumiejętność mówienia "nie", zadania nie są
doprowadzone do końca, brak delegowania zadań, perfekcjonizm,
osobista dezorganizacja (zawalone papierami biurko), iluzja
omnipotencji ( np. możemy pracować długo bez odpoczynku).
Kilka przykładów, w jaki sposób radzić
sobie ze "złodziejami/pożeraczami czasu"
Zbyt długie
pogaduszki towarzyskie
Przyczyna:
- Chcemy być mili
- Obawa przed tym, że będziemy
postrzegani jako osoby nietowarzyskie, nieuprzejme
Środki zaradcze:
- Pamiętać o tym, co jest dla nas
najważniejsze i że zbyt długa rozmowa spowoduje to, że
nie wykonamy postawionych przed sobą zadań albo będziemy
musieli przełożyć je na inny termin, co zakłóci nasz
plan dnia.
Telefony, maile, sprawy na mieście
Przyczyna:
- Rozpraszają uwagę
- Odrywają od wykonywanych czynności
Środki zaradcze:
- Segregacja - wybrać rzeczy najważniejsze
i zająć się nimi w pierwszej kolejności
- Grupowanie -połączyć w bloki
podobne czynności
Nieumiejętność mówienia "nie"
Przyczyna:
- Obawa przed urażeniem kogoś
- Chęć przypodobania się
Środki zaradcze:
- Szczera wypowiedź nie musi
powodować obrazy
- Niespełnienie obietnic powoduje
utratę wiarygodności
- Wywołuje u innych podstawę
oczekiwania - jeżeli nie nauczymy się grzecznie ale
stanowczo odmawiać będziemy postrzegani jako osoby do
których zawsze można się zwrócić o pomoc bo w każdej
chwili przerwiemy nasze nawet bardzo ważne zadania
Patrz artykuły: Asertywność i rozwój, Asertywnym być...
Brak celów, priorytetów, planów dnia
Przyczyna:
- Brak planowania
- Odnoszenie sukcesów bez planowania
- Przekonanie, że spraw nie
przewidzianych nie da się zaplanować
Środki zaradcze:
- Planuj (prowadź kalendarz, stosuj
metodę ABC - patrz dalej)
- Pamiętaj o tym, że czasami bez
wysiłku coś się udaje ale nie jest to regułą. Sukces
osiąga się najczęściej ciężką pracą.
Próby czynienia zbyt wielu rzeczy na
raz
Przyczyna:
- Brak planowania lub niewłaściwe
planowanie - nie umiejętność rozpoznania rzeczy najważniejszych
od mało istotnych
- Koncentracja na sprawach
najpilniejszych ale niekoniecznie najistotniejszych
- Zbyt szerokie zainteresowania (3)
Środki zaradcze:
- Ustal cele, wyznacz priorytety
- Ogranicz się do zadań najważniejszych
a nie skupiaj uwagi na rzeczach pilnych ale mało ważnych.
Niezdecydowanie
Przyczyna:
- Obawa przed popełnieniem błędu
- Perfekcjonizm
- Brak inicjatywy i motywacji
Środki zaradcze:
- Każdy błąd pozwala zdobyć nowe
doświadczenia - patrz np. artykuł "Pochwała
błędu"
Rozpatrz wszystkie
alternatywy pod względem efektywnej realizacji celu.
Rozmowy
przez telefon
Telefon z jednej strony ułatwia życie, ale też
niewłaściwie używany może zabrać nam dużo czasu (paradoks
telefoniczny )
Poniżej znajduje się kilka praktycznych rad, jak
właściwie korzystać z telefonu
Pomocne zdania ułatwiające zakończenie
rozmowy:
- Proponuję to omówić bardziej
szczegółowo następnym razem.
- Przepraszam, muszę kończyć, mam
drugi telefon/szef mnie wzywa.
- Czy zanim zakończymy tę rozmowę,
powinniśmy omówić jeszcze jakąś sprawę?
- Za chwilę zacznę spotkanie. Kiedy
mogę do ciebie oddzwonić, aby kontynuować tę rozmowę?
- A ile może trwać ta rozmowa?
Aby rozmowa nie zabierała nam dużo czasu i była
efektywna należy się do niej odpowiednio przygotować.
Jak przygotować się do prowadzenia
rozmowy:
- Nie należy dzwonić w ważnej
sprawie, jeżeli nie czujemy się przygotowani
- Należy przemyśleć treść
rozmowy
- Najlepiej dzwonić zawsze o tej
samej porze
- Kolejność rozmów ustala się
zgodnie z rangą ważności
- Powinno się uśmiechać do słuchawki
(nasz rozmówca wyczuwa nasz nastrój)
- Należy mówić zwięźle i tylko o
sprawie, którą chcesz załatwić
- Należy Kontrolować czas poświęcony
rozmowie.
PARADYGMAT WAŻNOŚCI
| |
Pilne
|
Niepilne
|
Ważnważne
|
I Musimy
poświęcać czas tym zadaniom. Tutaj prowadzimy
interesy, pracujemy, reagujemy na bieżące potrzeby i
wyzwania naszego otoczenia.
 Sprawy
kryzysowe
Sprawy naglące
Zadania z datą
realizacji,
przygotowania do
zebrań
|
II Ćwiartka "wysokiej jakości".
Tutaj patrzymy dalekosiężnie,
przewidujemy, doskonalimy nasz umysł i rozwijamy zdolności.
Przygotowanie
Zapobieganie
Sprecyzowanie wartości
Planowanie
Powierzanie
odpowiedzialności
|
Nieważne
|
III Szum wokół tego co pilne powoduje
iluzję ważności. Załatwiamy najczęściej cudze
sprawy.
Niektóre telefony
Niektóre listy,
raporty
Niektóre spotkania
Najbliższe sprawy
naglące
Wiele zwykłych zajęć
|
IV Sprawy nie pilne i nieważne to tzw.
"pożeracze czasu". Czasem jesteśmy tak
zaganiani, że z ulgą do niej uciekamy.
Codzienność, zwykłe
zajęcia
Pożeracze czasu
Nieobowiązująca
korespondencja
Przyjemności
|
Dla efektywnego zarządzania
czasem najważniejsza jest ćwiartka II. Skoncentrowanie
się na zadaniach z tej ćwiartki zwiększa naszą zdolność do
działania, natomiast zaniedbywanie działań w tej ćwiartce
prowadzi do poszerzenia się ćwiartki I, która nas pochłania,
powoduje stres i "wypalanie się". Większość osób
ma tendencję do zajmowania się rzeczami pilnymi i niekoniecznie
ważnymi ponieważ wykonywanie rzeczy pilnych daje pozorne
poczucie tego , że jesteśmy ważni i potrzebni. .....
Nasze zadanie polega więc na tym, aby tak
rozplanować czynności by z czasem maksymalnie przejść do ćwiartki
II i zminimalizować I ćwiartkę.
Porządkowanie II ćwiartki
Odbywa się według schematu:
WIZJA NAS W PRZYSZŁOŚCI
Pokazuje,
odzwierciedla to co chcemy osiągnąć, kim chcemy być. Pozwala
nam żyć wyobrażeniami przyszłości a nie wspomnieniami. Mając
konkretną, sprecyzowaną, określoną wizję z łatwością
wyznaczymy nasze cele a to pozwoli nam zajmować się tym, co ważne
i nie podlegać pokusie robienia rzeczy pilnych. Wizję nas w
przyszłości najlepiej sformułować przez wizualizację przyszłości.
CELE
Najważniejszym etapem jest jednak sformułowanie
naszych celów. Cele to przełożenie wizji nas w przyszłości
na konkretne, możliwe do zrealizowania działania. Wytyczanie
celów to skupienie na nich naszej uwagi, koncentracji i wysiłków.
Cele należy stawiać sprytnie, czyli po angielsku smart:
S pecific (konkretne, dokładnie
określone, zdefiniowane)
M easurable (mierzalne, wymierne)
A vailable (dostępne, możliwe do
realizacji, osiągalne)
R elated (powiązane z misją i
rolami wyznaczonymi na wstępie)
T imely (określone w czasie, z
wyznaczonymi deadline'mi realizacji).
Cele muszą być realne, osiągalne (available).
Ludzie często stawiają przed sobą cele niemożliwe do
zrealizowania, co wpędza ich potem we frustracje.
Warunek timely pozwala nam uniknąć
działania tzw. prawa Parkinsona, które mówi, że dane zadanie
wykonujemy tyle czasu, ile mamy nań przeznaczone.
Jak wyznaczać cele? Najlepiej odpowiadając
po kolei na trzy pytania:
CO?
Co chciałbym osiągnąć? O czym myślę,
kiedy mówię o moim celu?
DLACZEGO?
Dlaczego chcę to zrobić? Co mi da
zrealizowanie tego celu?
JAK?
Pomyśl, jakie konkretnie działania musisz
podjąć, aby zrealizować te cele.
Pamiętaj o tym, żeby:
- Cele formułować zawsze w sposób
pozytywny. Nie używać słowa 'nie'.
- Dzielić realizację celu na etapy,
na fragmenty, na mniejsze podcele. Ukończenie każdego z
nich jest samo w sobie nagradzające a więc i motywujące
do kolejnych działań.
- Zaczynać zawsze od najłatwiejszego
etapu, fragmentu.
Nagradzaj siebie! Jeśli wreszcie ukończyłeś
pierwszy rozdział pracy magisterskiej, kup sobie tabliczkę
Twojej ulubionej czekolady z bakaliami
PLAN W PERSPEKTYWIE TYGODNIA
W jakiej perspektywie należy planować
czas? Odpowiedzi na to pytanie bywają różne. Niektórzy uważają,
że plany należy robić codziennie (np. Seiwert). Inni jednak (np.
Covey) przyznają, że lepiej jest planować cały tydzień. Planowanie
dzienne sprowadza się, bowiem do priorytetyzowania sytuacji
krytycznych i skłania do zajęcia się sprawami pilnymi.
Planowanie tygodniowe pozwala natomiast spojrzeć z szerszej
perspektywy, łatwiej nam uwzględnić naszą misję, cele,
fundamentalne potrzeby. Planowanie tygodniowe łączy zatem
harmonijnie perspektywę dnia z szerokim spojrzeniem.
Przy tygodniowym planowaniu czasu raz w
tygodniu zarezerwuj miejsce na przemyślenie priorytetów (oczywiście
możesz to zrobić zawsze, ale raz w tygodniu na pewno). Jest to
czas na introspekcje, refleksję, odnowienie zobowiązań, uświadomienie
sobie potrzeb, możliwości i Twoich celów. Określa się to
harmonijną odnową.
Niech Twój plan będzie elastyczny. Pamiętaj
o nieprzewidzianych wypadkach. Codziennie przytrafiają nam się
rzeczy, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Przyjmuje
się, że aby plan pozostał efektywny należy zaplanować ok. 60%
czasu a pozostałych 40 nie planować. 40% niezaplanowanego
czasu pozostawiamy na przerwy, odpoczynek, na niespodziewane i
spontaniczne czynności.
OCENA
Człowiek uczy się przez całe życie.
Ocena jest końcowym etapem planowania a dzięki niej możemy
coraz lepiej przygotowywać kolejne plany. Warto zatem po każdym
tygodniu zadać sobie kilka pytań np. Które cele osiągnąłem
i co pozwoliło mi je osiągnąć? Jakie wyzwania stanęły
przede mną i jak stawiłem im czoło? Których celów nie osiągnąłem
i dlaczego? Czy w sytuacjach nagłych, kryzysowych pamiętałem o
swoich celach czy działałem poddając się presji i
oczekiwaniom otoczenia? Czego się nauczyłem w tym tygodniu?
Najlepiej codziennie wieczorem zastanowić się, które zadania
zostały wykonane a które trzeba przełożyć na następny lub
kolejne dni.
ZASADY
PLANOWANIA CZASU
Zasada pisemności
Zawsze planuj czas na piśmie. Korzyści z
planowania na piśmie:
O Plan, który ma się tylko w głowie
łatwo ulega zmianie ("co z oczu - to z głowy")
O Zapisanie planów to odciążenie
pamięci
O Występuje psychologiczny efekt
samomotywacji do pracy
O Koncentrujesz się na
zaplanowanych czynnościach, rzadziej coś odwraca Twoją uwagę
O Łatwiej kontrolować
wyniki
O Łatwiej będzie Ci w przyszłości
ocenić czas potrzebny do zrealizowania konkretnych zadań i
spraw
O Zebrane harmonogramy będą dokumentacją
Twojej pracy.
Kalendarz
O Posługuj się tylko jednym
kalendarzem
O Noś go zawsze przy sobie
O Do zapisywania zadań używaj
kolorów i pamiętaj o ZASADZIE ABC
W kalendarzu oznaczamy zadania literami
A,B,C w zależności od stopnia ważności:
A - najważniejsze
zadania (15% zadań - 65% wartości)
B -
zadania przeciętnie ważne (20% zadań - 20% wartości)
C - zadania
małoważne (65% zadań - 15% wartości)
O Podziel rubryki na rubrykę z
godziną (spotkań, zajęć) i rubrykę na notatki
O Planuj czas na odpoczynek,
spotkania prywatne - czas dla siebie
Zamiast papierowego kalendarza możesz używać
elektronicznego kalendarza, który znajdziesz w swoim komputerze
np. w oprogramowaniu MS Outlook.
Krzywa wydajności
W planach dziennych
uwzględniaj krzywą wydajności w ciągu dnia. Krzywa taka u każdego
przebiega nieco inaczej: jedni osiągają szczyt wydajności w
bardzo wczesnych godzinach (skowronki) u innych krzywa ta
jest przesunięta na godziny późniejsze (sowy). Występują
też typy pośrednie, osoby które mają cechy zarówno sowy jak
i skowronka. Najlepiej więc indywidualnie zaobserwować w jakich
porach jesteśmy najbardziej aktywni a w jakich najmniej i
stworzyć własną krzywą wydajności.
Cicha godzina
Podczas planowania zadań bardzo ważne
jest aby zarezerwować na wykonanie zadania pełną godzinę,
podczas której nic nie będzie nas rozpraszało tzw. cichą
godzinę, godzinę spokoju (czas z samym sobą i ze sprawą najważniejszą).
Człowiek oderwany od pracy nawet na krótko potrzebuje potem
dodatkowego czasu na rozkręcenie się i ponowne wciągnięcie do
pracy. Jest więc bardzo pożądane, aby nikt nam w czasie pracy
nie przeszkadzał.
"ODWLEKANIE" ZADAŃ
Nawet gdy już wiemy , co powinniśmy zrobić, żeby
lepiej zarządzać czasem, często nie możemy zacząć realizować
danej czynności - zwlekamy z wykonaniem zadań. Dlaczego tak się
dzieje. Jest wiele przyczyn odwlekania. O to kilka z nich:
monotonia zadań, trudne zadanie, brak środków do realizacji
zadania (np. brak komputera), brak odpowiedniej motywacji, nacisk
zewnętrzny (np. rodzice nie akceptują narzeczonej), zbyt długie
analizowanie, zapominanie, unikanie odpowiedzialności, lęk
przed ryzykiem (np. lęk przed małżeństwem), ucieczka, niepokój,
depresja, znudzenie, zmęczenie, perfekcjonizm, brak samodzielności
Co zrobić aby skończyć z
odwlekaniem?
- Poznaj siebie (swoje możliwości i
ograniczenia)
- Pokonaj lęk (co może się stać
najgorszego jak to zrobię?)
- Wizualizuj (wyobraź sobie to
zadanie)
- Wzmocnij poczucie własnej wartości
- Nagradzaj siebie
- Analizuj dlaczego odkładasz, wskaż
powody
- Poznaj zadania (to co znamy wydaje
się mniej straszne)
- Dziel zadania
- Organizuj i planuj - ustal cele
- Ustanawiaj priorytety
- Deleguj zadania
- Wybierz główne zadanie i szybko
je zrealizuj
- Zacznij działać
- Wyobraź sobie zakończenie zadania
- Porządkuj biurko
- Podejmij zobowiązanie (powiedz
komuś że coś robisz i kiedy skończysz)
Oczywiście, na lepsze wykorzystanie czasu mają wpływ
różne umiejętności praktyczne - już opisywane w naszym
serwisie, lub które będziemy omawiać osobno, takie jak:
szybkie czytanie, sprawne pisanie (maszynowe/komputerowe),
sprawne wykorzystywanie pomocy technicznych (patrz ........), zasób
wiedzy, umiejętności organizacyjne w ogóle ( w tym np.
organizacja spotkań, miejsca pracy), oraz cechy osobnicze jak
energiczność, zdolności komunikacji z ludźmi, itp.
Literatura